Ist WhatsApp in der Disposition DSGVO-konform?
Immer mehr Fahrten werden mit Subunternehmen und externen Fahrern durchgeführt. Um die gewohnt schnelle Kommunikation zu ermöglichen, wird häufig auf bekannte und bewährte Anwendungen wie WhatsApp, Facebook Messenger und Viber zurückgegriffen.
Schließlich kann man damit schnell und unkompliziert Auftragsdetails übermitteln, den Standort erfragen oder wichtige Informationen zu Verzögerungen teilen. Doch viele wissen nicht, dass der Einsatz von WhatsApp auf dem privaten Smartphone in der Disposition nicht DSGVO-konform ist und im Ausnahmefall zu hohen Strafen führen kann.
Darum wird WhatsApp häufig in der Disposition genutzt
Es gibt viele Gründe warum Fahrer und auch Disponenten auf die bekannten Chatdienste zurückgreifen:
- Fahrer wollen keine neuen Apps installieren
„Wir haben schon öfter versucht Fahrer zu anderen Kommunikationskanälen zu bewegen, jedoch ohne wirklichen Erfolg“ - Hoher und teurer Integrationsaufwand für Alternativen
„Neue Systeme zu implementieren ist oft mit hohen Kosten verbunden und nimmt für uns einfach zu viel Zeit in Anspruch“ - Zusammenarbeit mit Subunternehmen und externen Fahrern macht es fast unmöglich ein einheitliches System zu integrieren
„Wir nutzen zwar ein TMS (Transport Management System), das von unseren eigenen Fahrern genutzt wird. Doch wenn wir mit Subunternehmen zusammenarbeiten, läuft die komplette Kommunikation über WhatsApp. Es ist sehr schwierig in diesem Bereich etwas zu ändern“
Es ist also verständlich, dass WhatsApp einer der meistgenutzten Kommunikationskanäle in der Disposition ist, gefolgt von Facebook Messenger und Viber.
Aktuell nutzen über 90% der Fahrer einen dieser Messenger-Dienste.
Bei Urlauben oder Krankenständen können auf diesem Weg wichtige Informationen aber nur mühsame an Kollegen weitergegeben werden. Deswegen werden aktuell häufig WhatsApp-Gruppen erstellt, was wiederum zu vielen nicht relevanten Benachrichtigungen führt und Disponenten oft wertvolle Zeit kostet.
Warum ist WhatsApp in der Logistik nicht DSGVO-konform?
WhatsApp ist für Disponenten und Fahrer im geschäftlichen Umfeld nicht DSGVO-konform. Das gilt übrigens auch für interne Abstimmungen zu Aufträgen oder Fahrtenplänen.
Eines der Probleme ist, dass das Recht auf Datenportabilität kaum durchgesetzt werden kann, weil WhatsApp auf dem installierten Smartphone diese Funktionen schlicht nicht unterstützt. Dasselbe gilt für Löschanfragen. Wenn daher ein Fahrer diese Rechte einfordern sollte, steht man in der Disposition vor einer schwierigen Aufgabe und ist mit möglichen Datenschutzverletzungen konfrontiert.
Hohe Strafen bei Verstößen
Verstöße gegen die DSGVO können sehr teuer werden. Die Datenschutz-Grundverordnung sieht hier Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes vor – je nachdem, welcher Betrag am Ende höher ist.
Um datenschutzrechtlichen Problemen zu entgehen, sollte WhatsApp auf dem Smartphone des Disponenten also am besten komplett für die Fahrerkommunikation vermieden werden.
So verwendest du ab sofort WhatsApp in der Disposition DSGVO-konform
Mit Heylog können Disponenten WhatsApp, Viber und Facebook Messenger einfach und unkompliziert DSGVO-konform nutzen und das ganz ohne aufwendigen Integrationsaufwand.
Durch die Integration von WhatsApp bei Heylog werden personenbezogene Daten für die Seite der Disposition nicht von WhatsApp sondern von Heylog verarbeitet - und das ganze verschlüsselt und in Deutschland gespeichert.
Für die Fahrer ändert sich dabei gar nichts: Sie können weiterhin den WhatsApp oder den Chatdienst ihrer Wahl auf ihrem Smartphone nutzen. Die Fahrer bekommen dazu ganz einfach einen Link zugesendet und können dann direkt in WhatsApp mit der Dispisition kommunizieren und geben somit auch ihre Einverständniserklärung für die Nutzung dieser Chatdienste.
Der Disponent bekommt alle Nachrichten der Fahrer in einem übersichtlichen Dashboard angezeigt, egal ob diese Nachricht über Whatsapp, Facebook Messenger oder Viber geschickt wird. So muss man nicht mehr viele verschiedene Apps auf dem privaten Smartphone verwalten und hat die wichtigsten Nachrichten und Daten immer griffbereit. Geantwortet wird natürlich auch gleich direkt in Heylog mit automatischer Übersetzung und vielen weiteren, wichtigen Funktionen für den Dispositionsalltag.
Wenn du das gleiche Problem hast, dann teste jetzt Heylog unverbindlich und kostenlos unter www.heylog.com.
